ტრენინგის სტილის შეხვედრა. საიდუმლო ეფექტური ბიზნეს კომუნიკაციის

2024 ავტორი: Harry Day | [email protected]. ბოლოს შეცვლილი: 2023-12-17 15:48

ერთხელ, როგორც წარმოების პერსონალის განყოფილების ახალბედა ხელმძღვანელი, მოუთმენლად ველოდი ქარხნის მენეჯმენტის პირველ შეხვედრას. წარმოვიდგინე, რამდენად ნაყოფიერად იმუშავებდა მენეჯმენტის გუნდი გუნდის სასიკეთოდ.

ჩემმა დაქვემდებარებულმა, პერსონალის განყოფილების ინსპექტორმა, რომელიც აქ მუშაობდა თითქმის 50 წელი, არ გაიზიარა ჩემი ნათელი მოლოდინი.”ნუ გაგიკვირდებათ, რომ პერსონალის განყოფილებას დააბრალებენ ქარხნის ყველა პრობლემა. არ ინერვიულოთ ამ მდგომარეობით, ლიდერებმა უნდა დატოვონ ორთქლი და იპოვონ დამნაშავეები. შეხვედრის ფორმატი კი უფრო ბაზარს წააგავს, ვიდრე კოლეგების ორგანიზებულ შეხვედრას, რომელთაც საერთო გადაწყვეტილების მიღება სჭირდებათ.”

მართლაც, შეხვედრამ დამაკმაყოფილა კონსტრუქციულობის ნაკლებობა. ყველა პრაქტიკულად ერთდროულად საუბრობდა, ერთმანეთის მოსმენის გარეშე და დღის წესრიგის გახსენების გარეშე. შედეგად, "დაწვის" საკითხები გადაუჭრელი დარჩა და მთელი დრო დაიხარჯა უმნიშვნელო დეტალების განხილვაზე. მას შემდეგ 10 წელი გავიდა, მაგრამ, სხვადასხვა კომპანიის მენეჯერების თქმით, მსგავსი შეხვედრები კვლავ იმართება.

რას შემიძლია ვურჩევ, როგორც მწვრთნელს, რომ შეხვედრები იყოს კონსტრუქციული და ეფექტური? განიხილეთ მოთხოვნა და მოძებნეთ საუკეთესო პრაქტიკა მისი განსახორციელებლად. პირველ რიგში, გაანალიზეთ, ნამდვილად გჭირდებათ შეხვედრის ჩატარება თუ შეგიძლიათ გააკეთოთ სხვა სახის შიდა კომუნიკაცია?

როდის უნდა ჩატარდეს შეხვედრა?

1. საჭიროა პრობლემის ან ამოცანის გუნდური განხილვა

2. აუცილებელია გუნდთან მნიშვნელოვანი ინფორმაციის გაზიარება და მისი წევრების მოსაზრებების მოსმენა ამ საკითხთან დაკავშირებით.

3. გსურთ შეაგროვოთ იდეების და შეხედულებების მაქსიმალური რაოდენობა მნიშვნელოვან საკითხზე

4. არის პრობლემა, რომელიც გავლენას ახდენს თქვენი ქვეშევრდომთა უმეტესობის მიზნებზე.

5. იცით თუ არა, რომ გუნდს სურს შეკრიბოს და ერთობლივად გადაჭრას რაიმე პრობლემა, ამავე დროს გაანაწილოს პასუხისმგებლობა მის განხორციელებაზე

როდის არ უნდა ჩაატაროთ შეხვედრა?

1. აზრი აქვს სხვა საკომუნიკაციო საშუალებების გამოყენებას შესრულების შემცირების გარეშე

2. ამოცანა არის გადაუდებელი / მნიშვნელოვანი და მისი გადაჭრის დაგვიანება შეიძლება იყოს ძალიან ძვირი

3. კითხვა მეტისმეტად პირადულია იმისათვის, რომ წამოიყვანოს იგი საჯარო განხილვისათვის

4. არ არის საკმარისი დრო შეხვედრის მოსამზადებლად და ჩასატარებლად

5. გსურთ გამოიყენოთ შეხვედრა, როგორც ინსტრუმენტი დასასჯელად ვინმეს ქვეშევრდომთაგან

ათივე პუნქტი შეიძლება შეჯამდეს ერთ წინადადებაში. ჩაატარეთ შეხვედრა, როდესაც საჭიროა გუნდური მუშაობა და არ ჩაატაროთ შეხვედრა, თუ ასეთი საჭიროება არ არის.

10 რჩევა ეფექტური შეხვედრებისთვის

სამიზნე. თავად განსაზღვრეთ რა მიზნით გჭირდებათ შეხვედრის ორგანიზება? რა შედეგების და რა ფორმით გსურთ მიიღოთ შეხვედრის ბოლოს? არის გადაწყვეტილებები მისაღები? რა სირთულეები შეიძლება წარმოიშვას და როგორ განეიტრალება ისინი? რამდენად ემთხვევა / განსხვავდება შეხვედრის მონაწილეების მიზნები? შესაძლებელია თუ არა მიზნების კონფლიქტი? რაც უფრო ფრთხილად არის შემუშავებული პირველი ეტაპი, მით ნაკლები წინააღმდეგობა წარმოიქმნება შეხვედრის დროს

Მონაწილეები. შეხვედრის მონაწილეების შემადგენლობა ჩამოყალიბებულია მისი მიზნებიდან გამომდინარე. მოიწვიე ის ადამიანები, რომლებსაც შეუძლიათ მართლაც მნიშვნელოვანი წვლილი შეიტანონ შეხვედრის საკითხების განხილვაში. შეამოწმეთ თქვენი სამუშაო ჯგუფის დასაქმების მოტივაცია, თქვენ შეხვედრებს ხომ არ აქცევთ ერთი მსახიობის თეატრად (საკუთარ თავზე)? მართლა ეს შემადგენლობა იქნება პროდუქტიული? ღირს მუდმივად შეცვალოთ მონაწილეთა შემადგენლობა, ჩამოაყალიბოთ იგი ინდივიდუალურად თითოეული შეხვედრისთვის. ეს მენეჯერს დაეხმარება თავიდან აიცილოს რუტინული და დადებითად იმოქმედოს ჯგუფის დინამიკაზე

ფორმატი. შეარჩიეთ შეხვედრის საუკეთესო ფორმატი თქვენი ამოცანებიდან გამომდინარე. თუ გჭირდებათ, მაგალითად

1) აცნობეთ გუნდს ინოვაციების შესახებ

ჩაატარეთ "შეხვედრა - საინფორმაციო შეტყობინება".ასეთი შეხვედრის ამოცანაა მონაწილეების მაქსიმალურად ინფორმირება მომავალი ცვლილებების შესახებ, მიზანი არის წინააღმდეგობის შემცირება. ლიდერის დასახმარებლად კარგი ინსტრუმენტი იქნება SWOT ანალიზი.

2) ამოცანების დაყენება და პასუხისმგებლობის მინიჭება

"შეხვედრის ბრძანება". ძალიან სტრუქტურირებული და მკაფიო ფორმატი, სიტუაციის კონტროლი, მიზანი მონაწილეების მიერ პასუხისმგებლობის დამოუკიდებლად განაწილებაა. ეს შეამცირებს დირექტიულობის დონეს, რამაც შეიძლება ხელი შეუშალოს დავალებების ხარისხიან შესრულებას.

3) მიიღეთ საერთო გადაწყვეტილება

მოაწყეთ "შეხვედრა-მოლაპარაკება", რომლის დროსაც თქვენ მოუსმენთ ყველა მონაწილის შეხედულებებს. მომგებიანი შეხვედრის სტრატეგია, ლიდერის როლი არის მოდერატორი. ამ ფორმატის ინსტრუმენტებია ბრეინსტორმინგი, მრავალ პოზიციათა გამოკითხვა, ბარათებით გამოკითხვა, პრობლემის ანალიზის სქემა და ა.შ.

პრობლემის ანალიზის სქემა, თ. ედმულერი

4) გაერთიანდეს პრობლემის გადასაჭრელად

მედიაციის შეხვედრა არის ასეთი შეხვედრის ოპტიმალური ფორმატი. ძალიან მნიშვნელოვანია მოდერატორის პოვნა, რომელიც სარგებლობს გუნდის ავტორიტეტით. ლიდერი შეიძლება ყოველთვის არ იყოს საუკეთესო არჩევანი. გაცილებით ეფექტურია გარე სპეციალისტის მოწვევა (შუამავალი, მწვრთნელი, კონსულტანტი)

5) შეაგროვეთ იდეები

"შეხვედრა - აზროვნება" იქნება 100% საუკეთესო გამოსავალი ამ შემთხვევაში. ამ ფორმატში მთავარია დაიცვას წესები და გონებრივი იერიშის ალგორითმი. ასევე, შეინარჩუნეთ ღიაობისა და სიმარტივის ატმოსფერო, გახსოვდეთ, რომ კრიტიკა კლავს ასეთი შეხვედრების ეფექტურობას

6) გააუმჯობესოს კომპეტენცია

"შეხვედრა-სწავლა". ეს ფორმატი საშუალებას აძლევს ლიდერს იმოქმედოს როგორც ტრენერი ან მწვრთნელი. გაუზიარეთ სასარგებლო ინფორმაცია ქვეშევრდომებს, განიხილეთ იგი და დაგეგმეთ როგორ განახორციელებთ მას ყოველდღიურ ფუნქციონირებაში. მენეჯერებისთვის კარგი იქნება 30-წუთიანი შეხვედრები კვირაში რამდენჯერმე, თვეში, მათ მიერ ორგანიზებული სპეციალურად ქვეშევრდომთა განვითარებისათვის. ერთი კომპეტენცია - ერთი განვითარების ტექნიკა - სამოქმედო გეგმა არის ასეთი შეხვედრების უხეში ალგორითმი

Ადგილი. სად შეხვდებით თქვენს გუნდს, განისაზღვრება შეხვედრის მიზანი და ფორმატი. ტრენინგის ფორმატი და „მედიაციის შეხვედრები“შეიძლება მოითხოვდეს სხვადასხვა ზომის და აღჭურვილობის ოთახებს. წინასწარ იფიქრეთ ამაზე. ასევე აუცილებელია, რომ დამსწრეებს შეეძლოთ ერთმანეთის ნახვა და შეეძლოთ თვალის კონტაქტის დამყარება შეხვედრის ლიდერთან

Გეგმა. თქვენი შეხვედრის გეგმა წერილობითი უნდა იყოს. სინამდვილეში, ეს არის დღის წესრიგი, რომელიც მოიცავს შემდეგ პუნქტებს

- თარიღი, დრო, ადგილმდებარეობა

- შეხვედრის მიზანი

- განსახილველი საკითხები

- შეხვედრის სასურველი შედეგი და მისი ფორმა

- ფორმატი

- ინიციატორი და ვინ ატარებს შეხვედრას

- მონაწილეთა სია, მათ შორის გარედან მოწვეული

შეხვედრის მონაწილეებს გაუგზავნეთ შეხვედრის გეგმა, მათ შეიძლება სურთ თავიანთი კითხვების დამატება. დროის დაზოგვის მიზნით, თქვენ შეგიძლიათ ერთ საკითხზე რამდენიმე საკითხის გადაწყვეტა

წესები. შეხვედრების ჩატარების ძირითადი წესები დადგენილია გუნდის მიერ და შეიძლება განსხვავდებოდეს შეხვედრიდან შეხვედრამდე. მაგრამ არსებობს მუდმივი წესები, როგორიცაა ვადების დაცვა, შეთანხმებები გადაწყვეტილების მიმღებ პირებზე, კომპანიის პოლიტიკით დაწესებული შეზღუდვები, კონფლიქტების მართვის შეთანხმებები და ა

Ოქმი. ეს არის ერთგვარი შეჯამება შეხვედრისა, რომელიც აღწერს მის ყველა მთავარ პუნქტს. მას ამზადებს შეხვედრის მდივანი, შეხვედრის დროს გაკეთებული შენიშვნების საფუძველზე. ოქმს ხელს აწერენ ლიდერი, შეხვედრის მდივანი, ასევე ძირითადი მონაწილეები (სამოქმედო გეგმაში მითითებული). ოქმის ასლი ეგზავნება შეხვედრის ყველა მონაწილე

დრო. დროის მენეჯმენტი შეხვედრის ეფექტურობის ერთ -ერთი მთავარი ასპექტია. ყოველთვის დაიწყეთ შეხვედრა დანიშნულ დროს, რადგან მოგვიანებით თქვენ ვერ შეძლებთ პუნქტუალურობის მიღწევას. განსაზღვრეთ ვადები გეგმის ყველა პუნქტისთვის და აკონტროლეთ მათი განხორციელება. დაიცავით 60x20x20 წესი:

დახარჯეთ თქვენი დროის 60% გადაუდებელ / მნიშვნელოვან საკითხებზე.

დროის 20% დატოვეთ გაუთვალისწინებელ თემებზე და მოულოდნელად წარმოქმნილ გადაუდებელ კითხვებზე

დროის 20% გამოყავით ე.წ. სოციალური საჭიროებები - შესვენებები, სადილი, საუბარი და ა.

Დასასრული. შეხვედრის კარგად დასასრულებლად, შეაფასეთ გუნდური მუშაობა. გაითვალისწინეთ რას მიაღწია გუნდმა, გაიარეთ შემუშავებული გეგმის პუნქტები, დარწმუნდით, რომ ყველა დამსწრე გაიგებს და მხარს უჭერს იმას, რაც იყო დაგეგმილი. შეხვედრის ბოლოს შექმენით შემაჯამებელი შეტყობინება, რომელიც გაიგზავნება შეხვედრის ყველა მონაწილეს, მათ შორის, ვინც არ არის. ჩაწერეთ მასში მონაწილეთა სია, ძირითადი დისკუსიის კითხვები, მიღებული გადაწყვეტილებები, სამოქმედო გეგმა და პასუხისმგებელი პირები მის თითოეულ პუნქტზე, ვადები, საკონტროლო პუნქტები, მომდევნო შეხვედრის თარიღ

Კონტროლი. იშვიათი არაა სიტუაციები, როდესაც ყველაფერი შეხვედრით მთავრდება. იმისათვის, რომ მიიღოთ ზომები, გჭირდებათ სურვილი და მოტივაცია, ასევე კონტროლი გადაწყვეტილებების განხორციელებაზე. განსაზღვრეთ საკონტროლო პუნქტები და მასზე პასუხისმგებელი პირები უშუალოდ შეხვედრაზ

შეხვედრების გამართვის სირთულე

1. კონფლიქტებ

შეხვედრების დროს ხშირად წარმოიქმნება კონფლიქტური სიტუაციები. ზოგჯერ ისინი ისე იფეთქებენ, რომ შეხვედრა იქცევა ორმხრივი ბრალდებებისა და პირადი თავდასხმების ნაკადად. რა უნდა გააკეთოს მენეჯერმა ამ შემთხვევაში?

- გადადეთ საკამათო საკითხის განხილვა და გადაწყვიტეთ იგი მოგვიანებით, ამ შეხვედრის ფარგლებში. იმ დროისთვის ვნებები ჩაცხრება და მონაწილეებს შეეძლებათ კონსტრუქციულად გამოხატონ საკუთარი თავი.

- თარგმნეთ პრობლემის გადაწყვეტა ინდივიდუალური ფორმატით და შეხვდით კონფლიქტურ მხარეებს საერთო კრების გარეთ

- შეასწორეთ შეკითხვა და მოიწვიეთ მისი განხილვა შემდეგ შეხვედრაზე

- კომპრომისის შეთავაზება

2. კომუნიკაციის ბარიერებ

რჩევა, მუქარა, კრიტიკა, საყვედურები, "დიაგნოზები" და მარკირება, რეკომენდაციები, ბრძანებები, კლიშეები და ჩვეულებრივი ფორმულირება შეიძლება იყოს დაბრკოლება შეხვედრისთვის. კომუნიკაციის ბარიერები იწვევს წინააღმდეგობას და ანტიპათიას. მნიშვნელოვანია, რომ ლიდერმა შენიშნოს მსგავსი რამ და მიიქციოს სამუშაო ჯგუფის წევრების ყურადღება მათზე. კომუნიკაციის ბარიერების მოსაშორებლად, შექმენით დამატებითი სამუშაო წესი ამ მხრივ. ასევე სისტემატურად გააუმჯობესოს გუნდის საკომუნიკაციო კომპეტენცია

3. შეცდომებ

ნაკლოვანებები და შეცდომები შეხვედრების ჩატარებისას შეიძლება შეინიშნოს ნებისმიერ კომპანიაში. ყველაზე ტიპიურია:

- დასახული მიზნების შეუსრულებლობა

- წესების შეუსრულებლობა

- ინფორმაციის ნაკლებობა შეხვედრის მონაწილეებისთვის

- თანამშრომლების ჩატარება ყველაზე პროდუქტიულ დროს

- ზეწოლა ხელმძღვანელიდან ან პირიქით, პასიურობა და შეგრძნება

- უმოქმედობა შეხვედრის შემდეგ

თქვენი შეხვედრები შეიძლება გახდეს ღირებული მენეჯმენტის რესურსი ან შავი ხვრელი, რომელშიც დრო იშლება უკვალოდ. Არჩევანი შენზეა.